Viestintäsuunnitelma pohjautuu perusteelliseen taustatyöhön

Kristina Mustonen
4.6.2020
SpotifyApple PodcastsGoogle PodcastsTransistor.fm

Organisaation viestintä on kaikkea sitä, mitä viestitään organisaation sisällä ja mitä viestitään ulospäin.

Yhteistyön alkajaisiksi laadimme tai päivitämme asiakkaamme viestintäsuunnitelman. Viestintäsuunnitelma on kaiken tuloksellisen viestinnän ja markkinoinnin peruskivi, joka on edellytys organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamiselle. Viestintäsuunnitelma on hyödyllinen työkalu, jossa kuvataan helposti ymmärrettävässä muodossa mitä, miten ja missä viestitään sekä määritellään keskeiset vastuualueet.

Miten viestintäsuunnitelma sitten tehdään?

Ei ainakaan hatusta vetämällä. Viestintäsuunnitelman tulee perustua huolelliseen ja kattavaan taustatyöhön. Taustatyön myötä suunnitelma pohjautuu oikeaan informaatioon, ja samalla toteuttaminen on realistista eli suunnitelma vastaa organisaation tavoitteita ja resursseja. Tällöin suunnitelma vastaa myös asiakkaiden tarpeisiin ja tukee muun muassa organisaation strategiaa sekä brändiä.

Organisaatio tutuksi

Taustatyön aloitamme sisäisen ympäristön analysoinnilla, jossa tarkoituksena on tutustua perusteellisesti organisaatioon sekä sen strategisiin tavoitteisiin ja toiminnan painopisteisiin.

Tässä vaiheessa perehdymme organisaation olemassa oleviin liiketoimintaa koskeviin dokumentteihin, kuten liiketoimintastrategiaan sekä viestintä- ja markkinointisuunnitelmiin ja ohjeistuksiin. Lisäksi suoritamme johdon ja henkilöstön haastatteluja, tutustumme henkilöstötyytyväisyyskyselyn tuloksiin sekä selvitämme työyhteisöviestinnän käytänteitä ja organisaation työntekijöiden perustehtäviä.

Johdon haastatteluissa kartoitamme organisaation strategisia tavoitteita, vahvuuksia, kohderyhmiä, viestinnän ja markkinoinnin nykytilaa, tärkeimpiä kehityshankkeita, resursseja ja organisaation muutosvalmiutta. Henkilöstön haastatteluissa selvitämme esimerkiksi organisaation sisäisen viestinnän tilaa ja henkilöstön kokemuksia organisaation viestinnästä.

Asiakasymmärryksen ytimeen

Taustatyön toinen puolisko on ulkoisen ympäristön analyysi. Vaihe keskittyy asiakkaiden ja kohderyhmien, toimialan, markkinan, trendien ja kilpailijoiden analysointiin. Asiakastutkimuksen pohjalta puolestaan voi muodostaa tarkkoja kohderyhmäkuvauksia ja ostajapersoonia.

Asiakastyytyväisyyskysely, tunnettuus- ja bränditutkimukset, asiakasrajapinnassa toimivien työntekijöiden sekä asiakkaiden haastattelut ovat tarpeellisia toimenpiteitä asiakkaita ja kohderyhmiä tutkiessa.  Haastatteluissa pyrimme selvittämään asiakkaiden tarpeita, kiinnostuksen kohteita sekä ongelmia ja muun muassa asioita, jotka vaikuttavat ostohalukkuuteen. Lisäksi kartoitamme asiakkaiden suhtautumista organisaatioon.

Analyysista jalkautukseen

On organisaatiosta riippuvaista, missä laajuudessa toteutamme kaikki viestintäsuunnitelmaan liittyvät toimenpiteet. Jos organisaatio ei esimerkiksi ole tehnyt tutkimuksia asiakkaista, henkilöstötyytyväisyydestä tai markkinasta, on sellaiset todennäköisesti toteutettava. Valmiin materiaalin lisäksi taustatyön laajuuteen vaikuttaa muun muassa tehtävien haastattelujen määrä.

Taustatyöstä kerättyjen tietojen ja tulosten pohjalta luomme itse viestintäsuunnitelman. Dokumentissa määrittelemme viestinnän tavoitteet ja mittarit, kohderyhmät, sisältökonseptit, tone of voicen, viestinnän formaatit, kanavat, julkaisuaikatalun sekä vastuut.

Viestintäsuunnitelmasta puolestaan jalostamme taktisen suunnitelman viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen. Taktinen suunnitelma on olennainen viestintäsuunnitelman jalkautuksen kannalta: siinä luodaan muun muassa julkaisusuunnitelma sisällöntuotantoon sekä muita toimenpidetason suunnitelmia. Tällaisilla työkaluilla sekä viestintäsuunnitelman käyttöönottokoulutuksella huolehdimme siitä, ettei suunnitelma jää arkistoihin pölyttymään.

Vaikka prosessi kokonaisuudessaan saattaa kuulostaa järeältä, perusteellisuus maksaa itsensä takaisin. Ennen kuin huomaatkaan, kädessäsi on tiivis ja helposti hyödynnettävä paketti, joka vastaa viestinnän ja markkinoinnin tavoitteisiin sekä asiakkaiden tarpeisiin.

Heräsikö mielenkiintosi? Nousiko esiin kysymyksiä viestintäsuunnitelmaan liittyen? Ota rohkeasti yhteyttä meihin! 


Kristina Mustonen

Sovitteleva kuuntelija, priorisoinnin päällikkö ja taitava kirjoittaja.
Kristina MustonenKristina MustonenKristina Mustonen
0%
100%